Akuntansi_ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

1.      Pengertian Dana Kas Kecil

Dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggungjawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

2.      Peralatan Yang Dibutuhkan Untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:

1)      Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil.

2)      Formulir permintaan pengeluaran kas kecil.

3)      Jurnal pengeluaran kas.

4)      Buku jurnal kas kecil.

5)      Buku laporan penggunaan dana kas kecil.

6)      Bukti pengeluaran kas kecil.

7)      Alat tulis dan alat hitung.

3.      Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanakan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a.       Pembentukan dana kas kecil

Berdasarkan surat keputusan darai otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian kasir menerima dua lembar (lembar 1 dan 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan di bagian keuangan. Bagian kasir mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otoritasa atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti kas keluar lembar ke-3. Pemegang dana kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil dan mengarsipkannya.

b.      Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil

Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil selanjutnya menyerahkan uang. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana kas kecil.

c.       Pengisian kembali kas kecil

Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke bagian keuangan.

Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, kasir mengisi cek dan meminta otoritas cek kepada pemilik otoritas, misal : Kepala departemen

Referensi : Modul Akuntansi 2A