MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT KELUAR
Seperti telah dikatakan sebelumnya bahwa
surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor
kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga. Surat yang
baik dapat memberikan citra yang baik pula bagi si pembuatnya. Oleh karena itu,
dalam membuat suatu surat tidak boleh dianggap sebelah mata atau semaunya saja.
Surat harus dibuat dengan aturan-aturan tertentu, baik dari segi fisik surat
maupun isinya. Apalagi jika itu merupakan surat dinas, surat yang berkaitan
dengan ekerjaan, tentu lebih banyak lagi yang harus diperhatikan. Karena surat
dinas dapat menjadi bukti yang otentik terhadap suatu hal. Misalnya, surat
keputusan pengangkatan pegawai, dapat menjadi bukti seseorang dalam bekerja,
sebagai dasar bahwa seseorang memang telah resmi diangkat menjadi seorang
pegawai, sehingga orang lain tidak bisa untuk mengingkarinya. Bahkan surat juga
dapat menjadi alat bukti hokum dalam kegiatan di persidangan.
Agar tidak terjadi hal-hal yang buruk,
tentu harus ada yang bertanggung jawab terhadap keabsahan surat yang telah
dibuat. Harus ada cara atau prosedur tertentu yang dibuat secara khusus,
tentang apa, mengapa, siapa, kapan dan bagaimana surat itu seharusnnya dibuat,
sehingga pertanggungjawaban suatu surat yang telah dibuat juga menjadi jelas
dan mencegah kesalahan komunikasi.
Surat keluar dapat disebabkan tiga factor antara
lain sebagai berikut.
1.
Surat keluar
merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2.
Surat keluar
merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat
undangan rapat.
3.
Surat keluar
memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.
Surat yang diterima oleh suatu kantor
dari pihak lain harus mendapat penanganan yang baik. Begitu pula surat yang
dibuat oleh suatu kantor untuk pihak lain juga harus mendapat penanganan yang
baik. Hal ini sangat penting, agar surat yang dibuat dapat jelas dipergunakan
dalam kegiatan berkomunikasi. Selain itu, informasi yang terkandung di dalamnya
dapat terselamatkan.
A.
Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
1.
Pembuatan konsep
Konsep surat sering disebut sebagai
draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer untuk membuat surat harus
dibuat dulu konsepnya secara tertulis, diatas kertas bergaris/kertas
buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi banyak
kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang popular karena
sudah digantikan oleh computer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan
pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan
computer. Namun demikian, masih ada yangb tetap menggunakan cara yang lama
dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan
computer. Walaupun hanya komsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat
dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat,
dengan bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga jenis suratnya,
sehingga tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.
Pembuatan konsep dapat dilakukan dengan cara :
a. Sentralisasi :
dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan.
b. Desentralisasi :
dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan
masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
1.
Atasan atau
pimpinan
·
Konsep dibuat
dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
·
Konsep dibuat
sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
·
Konsep dibuat
secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
·
Konsep
didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2.
Orang yang
ditunjuk (konseptor)
· Pimpinan dapat
menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman
dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat.
Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada
informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.
2.
Persetujuan
konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor
atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan.
Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu
diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan,
maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
3.
Pencatatan surat
Konsep surat yang telah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat
keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris denga aturan pemberian nomor surat yang berlaku di
kantor tersebut.
4.
Pengetikan
konsep surat
Konsep surat yang telah mendapatkan
persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan
kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga
sampul surat yang akan digunakan.
5.
Pemeriksaan
pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya
sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada salah pengetikan
sekecil apapun, walaupun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa
angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan
konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai
dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberika parafnya dengan pensil
pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.
6.
Penandatanganan
surat
Setelah surat sudah selesai diketik
dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat
tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
7.
Pemberian cap
dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh
penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya
surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya.
Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung
sedikit dari tana tangan tersebut.
8.
Melipat surat
Surat yang asli dikit=rim ke alamat yang
dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara
itu, tembusannya atau lember ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena
akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang
nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat.
Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
9.
Penyampulan
surat
Surat yang telah dilipat rapi
selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan
dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
a.
Gunakan kop
surat juga untuk sampul surat.
b.
Cantumkan nomor
surat bila diperlukan.
c.
Jika sampul
tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul
disebelah kiri.
d.
Perangko
secukupnya.
10. Pengiriman surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu
hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik
surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat
yang tepat.
11. Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat
yang dituju , sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya sistem
abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor dan sistem wilayah.
B.
Pengurusan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
1.
Prosedur
pengurusan surat keluar penting
Sperti halnya dalam pengurusan surat
masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali,
maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu
kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaitu
unit kearsipan.
a.
Unit pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja
yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali
dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asal
kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahken ke unit kearsipan, sehingga unit
kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata
usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta
tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 diterusakan ke unit kearsipan. Karut
kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat
surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.
b.
Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai
berikut.
1.
Menerima surat
beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.
2.
Memberikan
stempel pada surat.
3.
Kartu kendali 1
diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu
control.
4.
Memberikan paraf
pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan
kepada unit pengolah.
5.
Memberikan surat
kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi.
c.
Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani
surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan
menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai control atau pengendali dari
surat yang dikirimkan.
d.
Penataan surat
Tugas penata arsip dalam hal adalah
menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu
kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang
berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar
dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.
e.
Pengiriman surat
Umumnya pengirim surat menggunakan
ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada
pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi
aturan di suatu kantor.
Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa
pada dasarnya penangana surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan
aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar
dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah
penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan
menyimpannya.
Perbedaan sistem buku agenda dan sistem
kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai
berikut.
No.
|
Sistem Buku
Agenda
|
Sistem Kartu
Kendali
|
1.
|
Sistem
pola lama.
|
Sistem
pola baru.
|
2.
|
Pencatatan
menggunakan buku agenda.
|
Pencatatan
menggunakan kartu kendali, lembar pengantar.
|
3.
|
Penyampaian
surat menggunakan buku ekspedisi.
|
Penyampaian
surat menggunakan kartu kendali.
|
4.
|
Pencatatan
hanya bisa dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku yang sama.
|
Pencatatan
dapat dilakukan beberapa oaring dalam waktu yang bersamaan Karena menggunakan
lembaran-lembaran terpisah.
|
2.
Prosedur
pengurusan surat keluar biasa
Penangana surat keluar biasa atau rutin
sama seperti menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lambar pengantar
surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar
biasa adalah sebagai berikut.
a.
Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar
biasa atau rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli,
lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat
di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah
diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat biasa
(lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah
dikirimkan ke alamat yang dituju.
b.
Pencatatan surat
Pencatat suart menerima surat, tembusan
dan lembar pengantar surat biasa (lambar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel
tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah
diterima dan dikirimkan. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui
ekspeditor.
3.
Prosedur
pengurusan surat keluar rahasia
Seperti halnya pengurusan surat masuk
rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar
pengantar surat rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar
rahasia adalah sebagai berikut.
a.
Surat rahasi
diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung
oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar
pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
b.
Surat tertutup
dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah
surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan lembar
pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip dan lembar pengantar kepada unit
pengolah.
Referensi : Modul Menangani Surat Masuk
dan Keluar ( Mail Handling )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar