Mengelola dan Mengirim E-mail

 MENGELOLA DAN MENGIRIM EMAIL

A.    Kelebihan dan Kelemahan Surat Menyurat Melalui E-Mail

Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kediatan perkantoran tidak selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi (TI) kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu computer dengan menggunakan fasilitas internet.

Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut.

1.      Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.

2.      Biaya relative lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos.

3.  Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan.

4.   Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik.

5.      Dokumen bisa Langsung disimpan dalam bentuk soft copy.

Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut.

1.      Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet.

2.      Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.

3.      Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.

4.      Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.

5.      Ketergantungan pada alat (computer atau jaringan internet) sangat tinggi.

B.     Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail

Pengelolaan atau pencatatan kegiatan surat menyurat melalui e-mail sama seperti kegiatan surat menyurat dalam wujud fisik. Namun, perlu diperhatikan, jika informasi didapat melalui e-mail, alangkah baiknya jika informs ini disimpan juga dalam bentuk print out/hard copy sehingga jika dokumen rusak masih ada arsipnya.

Berikut akan dijelaskan bagaimana cara mengakses e-mail yang terdapat dalam situs web (website) http://www.yahoo.com. Pada gambar-gambar yang akan diperlihatkan urutan atau langkah-langkah dalam mengakses e-mail yang terdapat di dalam http://www.yahoo.com.

Langkah pertama yang dilakukan adalah masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat tampilan seperti gambar berikut.

Pada gambar diatas terdapat pilihan yang disediakan, yaitu Mail, Messenger, Puzzles dan

Setelah proses pilihan menu Mail selesai diproses, akan muncul tampilan berikut.

 

Pada proses diatas, Anda diminta mengisikan Yahoo! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo. Setelah Anda memasukkan yahoo ID dan password, akan muncul tampilan layar seperti berikut.

Gambar di atas memberikan gambaran tentang e-mail yang Anda miliki dan informasi apa saja yang dapat digunakan dalam e-mail tersebut, antara lain sebagai berikut.

a.       Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda. Dari inbox ini Anda dapat melihat e-mail siapa saja yang telah masuk ke dalam e-mail Anda, antara lain dari perusahaan tempat Anda bekerja, rekan kerja, teman sejawat, bahkan e-mail dari mailing list yang Anda ikuti.

b.      Drafts, berisikan informasi tentang e-mail yang telah Anda buat, tetapi masih dalam bentuk rencana (draft) dan belum dikirimkan ke e-mail orang lain.

c.       Sent,  berisikan e-mail Anda yang telah terkirim ke e-mail orang lain.

d.      Spam, berisikan mengenai e-mail lain yang masuk ke e-mail Anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) yang bisa saja berisi virus, Trojan atau worm yang sengaja dikirimkan oleh orang yang tidak Anda kenal secara acak atau bisa juga dari e-mail tersebut langsung dihapus saja.

e.       Trash, berisikan informasi tentang penelusuran dari e-mail yang telah Anda kirim atau juga e-mail yang pernah masuk ke dalam e-mail kita.

Selain itu juga di dalam e-mail juga terdapat beberapa tab menu, antara lain sebagai berikut.

a.       Delete, digunakan bila Anda ingin menghapus e-mail yang sudah lama, tidak diperlukan lagi atau e-mail yang tidak jelas asal-usul pengirimnya. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tAnda centang pada kotak yang ada.

b.      Reply, digunakan bila Anda ingin membalas e-mail yang masuk, baik secara perorangan (Reply to sender) maupun kelompok (Reply to all).

c.       Forward, digunakan bila Anda inin meneruskan kiriman e-mail yang masuk kepada e-mail orang lain.

d.      Spam, digunakan untuk memberitahukan kepada Anda tentang e-mail yang masuk dalam bentuk spam (e-mail yang mungkin ditumpangi virus). Ada baiknya e-mail seperti ini dihapus saja.

e.       Move, digunakan jika Anda ingin memindahkan e-mail tertentu ke dalam folder tertentu pula yang telah dibuat sebelumnya agar e-mail yang ada dapat digolongkan sesuai maksud dan tujuan dari e-mail.

f.       Print, digunakan jika Anda ingin mencetak isi dari suatu e-mail yang sedang Anda lihat untuk dicetak ke mesin pencetak.

g.      More Actions, digunakan jika Anda ingin melakukan perintah lain dari e-mail dengan berbagai macam kondisi.

h.      View, digunakan untuk melihat secara lengkap e-mail yang sedang Anda lihat.

Berikutnya akan dijelaskan tentang cara membuat dan mengirim e-mail dengan menggunakan fasilitas yang ada pada yahoo. Untuk itu, Anda klik menu New, kemudian akan tampil pilihan seperti pada gambar sebagai berikut.

a.       E-mail Message, digunakan jika Anda ingin mengetikkan sebuah e-mail (compose).

b.      Chat, digunakan jika Anda ingin menggunakan fasillitas chatting dengan menggunakan yahoo. Hal ini sama seperti chatting dengan menggunakan Yahoo Messenger (YM).

c.       Text Message (SMS), digunakan jika Anda ingin menggunakan fasilitas dala bentuk SMS (Short Message Service) layaknya telpon genggam.

Setelah Anda mengklik menu New maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

pada gambar tersebut juga terdapa tbeberapa hal yang dapat dijelaaskan sebagai berikut.

a.      To, digunakan untuk mengetikkkan alamat e-mail yang  dituju.

b.      CC (Copy Carbon), digunakan untuk mengetikkan alamat e-mail alternative.

c.      BCC (Blank Copy Carbon), sama seperti CC, tetapi tidak ditampilkan di e-mail yang akan Anda kirimkan.

d.     Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si penerima e-mail memahami dan mengeri e-mail yang diterimanya.

Setelah Anda selesai mengetik e-mail, namun Anda ingin menambahkan file lain yang ingin disertakan, Anda dapat menggunakan fasilitas Attach. Dan atau informasi yang ingin Anda sertakan terlebih dahulu ada dalam folder yang telah dibuat sebelumnya dan Anda harus mengetahui nama file yang akan disertakan tersebut.

Setelah data atau informasi yang akan disertakan telah Anda dapat kemudian kirim file tersebut.

 Referensi :Menengani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling)