Akuntansi_Metode pencatatan dana kas kecil

 METODE PENCATATAN DANA KAS KECIL

Metode pencatatan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan proses awal serta menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan akuntansi perusahaan yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) maupun dana tidak tetap (fluctuation fund method).

a.       Metode dana tetap (imprest fund method)

Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.

Dalam metode dana tetap, kasir kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil hanya merupakan catatan intern kasir kas kecil dan tidak dapat dijadikan dasaar pencatatan dalam buku besar.

Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pad akas kecil adalah sebagai berikut.

·    Pengelola kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakkan sesuai kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut, pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum.

·         Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil tersedia kembali.

·         Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jumlah pengeluaran kas, sebagai pengeluaran kas kecil.

Contoh :

Transaksi yang terjadi sehubungan pembentukan dan penggunaan dana kas kecil.

1 Agustus 2008  Dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 1.250.000,00 untuk ini ditarik cek sebesarR1.250.000,00

2 Agustus 2008     Dibeli perlengkapan kantor sebesar Rp 350.000,00.

7 Agustus 2008     Dibayar biaya keamanan Rp 125.000,00.

10 Agustus 2008   Dibayar biaya listrik, telepon dan air masing-masing.

-          Listrik                                      Rp 250.000,00

-          Telepon                                   Rp 300.000,00

-          Air                                           Rp 150.000,00 +

Jumlah pengeluaran                       Rp 700.000,00           

14 Agustus 2008    Diterima bukti-bukti tanggal 3, 7, 10 Agustus 2008

15 Agustus 2008    Kas kecil diisi kembali.

Jurnal yang dibuat untuk transaksi kas kecil diatas adalah sebagai berikut.

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit
2008 Agustus	1 3 7 10	Kas kecil Kas Tidak dijurnal Tidak dijurnal Tidak dijurnal		Rp1.250.000,00	Rp1.250.000,00
	14	Perlengkapan kantor Biaya keamanan Biaya listrik Biaya telpon Biaya air Kas		Rp350.000,00 Rp125.000,00 Rp250.000,00 Rp300.000,00 Rp150.000,00	Rp1.175.000,00
	15	Kas kecil      Kas		Rp1.175.000,00	Rp1.175.000,00

Jika pada akhir periode akuntansi dal akas kecil terdapat bukti pengeluaran yang belum ditukar maka kas kecil dalam buku besar tidak akan sesuai dengan saldo kas kecil yang sebenarnya. Untuk itu harus dibuat jurnal penyesuaian.

Misalnya pada tanggal 31 Agustus 2008 diperoleh data sebagai berikut.

Akunkas kecil dalam buku besar menunjukkan debet Rp 1.250.000,00 sementara dalam kas kecil terdapat :

-            Uang tunai                                                                       Rp 700.000,00

-            Kuitansi pembayaran rekening listrik dan telepon           Rp 550.000,00 +

Rp 1.250.000,00

Dari contoh diatas, saldo akun kas kecil sebesar Rp 1.250.000,- tidak menggambarkan keadaan yang sebelumnya, sebab saldo dana kas kecil yang sebenarnya Rp 700.000,-. Ada selisih sebesar Rp 550.000,- yang merupakan beban listrik dan telepon pada bulan Agustus tang belum dicatat. Karena belum diajukan untuk mendapatkan penggantian, maka harus dibuat jurnal penyesuaian berikut.

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit
2008 Agustus	31	Biaya listrik dan telepon Kas kecil		Rp550.000,-	Rp550.000,-

Setelah jurnal diatas di-posting ke buku besar, akun kas kecil akan tampak seperti dibawah ini.

Kas kecil

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit	Saldo
						Debet	Kredit
2008 Agst	1 31	Kas Penyesuaian	Jpk Ju	Rp1.250.000,-	Rp550.000,-	Rp1.250.000,- Rp 700.000,-

Pada awal periode berikutnya, saldo akun kas kecil menjadi debet Rp 700.000,- sementara dana tetap kas kecil ditetapkan Rp 1.250.000,-. Oleh karena itu, agar saldo kas kecil kembali kapada jumlah Rp 1.250.000,- dan agar bila listrik dan telepon sebesar Rp 550.000,- tidak dibebankan lagi pada perriode September 2008, maka dibuat jurnal pembalik (reversing jurnal) sebagai berikut.

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit
2008 Agustus	1	Kas kecil Biaya listrik dan telepon		Rp550.000,-	Rp550.000,-

Setelah jurnal pembalik di atas di-posting ke buku besar, kas kecil kembali pada saldo debet Rp 1.250.000,-.

b.  Metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

Dalam metode dan tidak tetap (fluktuatif), pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti kas kecil tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu dalam metode fluktuasi tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode.

Contoh :

Transaksi yang terjadi sehubungan dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali adalah sebagai berikut.

1 Agustus 2008           Dibentuk dana kas kecil, untuk itu ditarik cek sebesar Rp 1.750.000,-.

3 Agustus 2008           Dibeli perlengkapan kantor dan materai Rp 350.000,-

6 Agustus 2008           Dibayar biaya iklan mini sebesar Rp 250.000,-

10 Agustus 2008         Dibayar biaya kebersihan sebesar Rp 250.000,-

13 Agustus 2008         Dibayar biaya listrik, air dan telepon sebesar Rp 750.000,-

15 Agustus 2008         Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp 1.750.000,-

Jurnal untuk transaksi di atas adalah sebagai berikut.

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit
2008 Agustus	1	Kas kecil		Rp 1.750.000,-
		Kas			Rp 1.750.000,-
	3	Perlengkapan kantor		Rp 350.000,-
		Kas kecil			Rp 350.000,-
	6	Biaya iklan mini		Rp 250.000,-
		Kas kecil			Rp 250.000,-
	10	Biaya kebersihan		Rp 250.000,-
		kas kecil			Rp 250.000,-
	13	Biaya listrik, air dan telepon		Rp 750.000,-
		Kas kecil			Rp 750.000,-
	15	Kas kecil		Rp 1.750.000,-
		Kas			Rp 1.750.000,-

Jurnal pengeluaran kas diatas selanjutnya di-posting ke buku besar sebagai berikut.

Tanggal		Keterangan	Ref	Debet	Kredit	Saldo
						Debet	Kredit
2008 Agst	1	Kas	JPK	Rp1.750.000,-		Rp1.750.000,-
	3	Perlengkapan kantor	JKK		Rp350.000,-	Rp 1.400.000,-
	6	Biaya iklan mini	JKK		Rp 300.000,-	Rp 1.100.000,-
	10	Biaya kebersihan	JKK		Rp 250.000,-	Rp 850.000,-
	13	Biaya air, listrik dan telepon	JKK		Rp 750.000,-	Rp 100.000,-
	15	kas	JPK	Rp1.750.000,		Rp 1.850.000,-

Dalam akun dana kas kecil di atas, pengisian dana pada tanggal 15 Agustus 2008, sebesar 

Rp 1.750.000,- lebih besar dibanding dengan jumlah dana kas kecil yang telah digunakan, sehingga dana kas kecil yang telah disediakan bertambah dari Rp 1.750.000,- yang dibentuk tanggal 1 Agustus 2008 menjadi Rp 1.850.000,- pada tanggal 5 Agustus 2008. Berdasarkan contoh di atas setiap jurnal kas di-posting ke buku besar. Jurnal kas kecil sama dengan jurnal pengeluaran kas, sehingga posting ke buku besar dapat dilakukan secara periodik

Referensi : Modul Akuntansi 2A