Akuntansi_Menerima dan memeriksa order dari pelaggan

 MENERIMA DAN MEMERIKSA ORDER DARI PELANGGAN

Penjualan (sale) dalam buku Ensiklopedia Ekonomi, keuangan dan perdagangan adalah suatu kontrak atau perjanjian antara dua pihak, masing-masing dikenal sebagai penjual dan pembeli, yang mewajibkan pihak yang pertama atas pertimbangan akan suatu pembayaran atau suatu janji akan pembayaran sejumlah harga dalam uang tertentu, memindahkan kepada pihak yang terakhir, hak dan kewajiban harta benda  (A. Abdurrachman, 1991, 939).

Suatu bisnis tidak dapat berjalan tanpa adanya order penjualan dari para pelanggannya. Jika proses order itu lambat dan tidak praktis tentu akan memperlambat waktu tanggap (response time) perusahaan terhadap pelanggan. Oleh karena itu, keakuratan data sangat diperlukan untuk menghitung kas, piutang dan laba yang timbul atas transaksi penjualan tersebut.

Sistem penjualan terdiri dari dua macam, yaitu penjualan tunai dan kredit. Berikut tabel mengenai berbagai macam prosedur penjualan tunai dan kredit.

Sistem penjualan tunai	Sistem penjualan kredit
a.       Prosedur order penjualan b.      Prosedur penerimaan kas c.       Prosedur penyerahan barang d.      Prosedur pencatatan kas	a.       Prosedur order penjualan b.      Prosedur persetujuan kredit c.       Prosedur pengiriman barang d.      Prosedur penagihan e.       Prosedur pencatatan piutang f.       Prosedur distribusi penjualan

1.        Prosedur penanganan order penjualan

Aktivitas penanganan order penjualan melibatkan beberapa bagian dari perusahaan yang terkait langsung maupun tidak langsung dengan proses penjualan. Karena order penjualan terdiri dari penjualan tunai dan kredit, maka beberapa bagian/unit dalam perusahaan yang terkait dengan penjualan pun sedikit berbeda.

a.       Bagian-bagian yang terkait dengan penjualan tunai

1) Bagian penjualan, khususnya order penjualan, mensosialisasikan kepada pelanggan, menerima surat pesanan, mengisi faktur penjualan serta menyerahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran di kasir.

2)    Bagian gudang, bertugas melakukan penyimpanan barang serta menyiapkan barang sesuai dengan pesanan pembeli, untuk diserahkan kepada bagian pengiriman.

3)   Bagian pengiriman barang, bertugas melakukan pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan surat pengiriman barang yang telah dibuat oleh bagian penjualan.

4)    Bagian kasir, bertugas menerima pembayaran dari pembeli.

5)    Bagian akuntansi, khususnya bagian jurnal, buku besar dan laporan, bertugas melakukan pencatatan atas transaksi penjualan dan penerimaan kas serta laporan penjualan tunai.

b.      Bagian-bagian yang terkait dengan penjualan kredit

1)  Bagian penjualan, khususnya order penjualan, bertugas menerima surat pesanan dari pembeli, meminta otoritas kredit, menentukan tanggal pengiriman, serta mengisi surat pengiriman barang.

2)   Bagian kredit, bertugas memberikan otoritas pemberian kredit kepada pelanggan apakah pelanggan tersebut disetujui atau tidak pembelian kreditnya, berdasarkan catatan utangnya.

3)      Bagian gudang, bertugas melakukan penyimpanan barang serta menyiapkan barang sesuai dengan pesanan pembeli untuk diserahkan kepada bagian pengiriman.

4)   Bagian pengiriman barang, bertugas melakukan pengiriman barang sesuai dengan surat order penjualan yang diterima dari bagian penjualan dan menjamin barang tersebut sampai kepada pembeli.

5)      Bagian penagihan, bertugas membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pembeli.

6)      Bagian akuntansi, khususnya bagian :

-          Piutang, bertugas mencatat piutang yang terjadi atas penjualan kredit.

-          Kartu persediaan, bertugas mencatat persediaan barang dan harga pokok penjualan.

-    Jurnal, buku besar, dan laporan, bertugas mencatat transaksi penjualan kredit dan membuat laporan penjualan.

2.        Pengendalian intern

Aktivitas penanganan order penjualan yang kompleks memungkinkan terjadinya penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan. Untuk itu diperlukan adanya pengendalian intern yang baik. Pengendalian intern adalah suatu sistem yang disusun sedemikian rupa sehingga antara bagian yang satu secara sistematis akan mengawasi bagian yang lain. Dalam hal ini, dilakukan pengujian kebenaran data dengan mencocokkan berbagai angka-angka dan transaksi oleh petugas berbeda. Tujuan dari pengendalian intern antara lain untuk menjaga kekayaan organisasi perusahaan, mengecek ketelitian dan data-data akuntansi, mendorng efisiensi, serta dipatuhinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal utama dalam pengendalian intern adalah pemisahan tugas dan wewenang secara tegas, sehingga meminimalisasi dilakukan oleh perusahaan dalam penanganan order penjualan.

a.       Petugas bagian penyimpanan barang harus dipisahkan dengan petugas bagian pencatatan.

b.      Pejabat yang memberikan persetujuan kredit harus dipisah dengan bagian penjualan.

c.       Penjualan kredit harus diotoritasi oleh pejabat yang berwenang.

d.      Faktur penjualan harus diotoritasi oleh pejabat yang berwenang.

e.       Pembukuan hanya dilakukan jika bukti sudah lengkap dan benar.

f.       Surat pesanan penjualan bernomor urut cetak.

g.      Secara periodik dilakukan pencocokan rekening piutang dengan kartu piutang.

h.      Secara periodik dilakukan pengiriman surat pernyataan piutang.

3.        Term of payment

Term of payment/ syarat pembayaran adalah cara melakukan pembayaran atas transaksi jual beli barang yang merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli. Pada dasarnya pembelian dan penjualan barang dapat dilakukan dengan cara berikut.

a.     Tunai, yaitu pembayaran yang dilakukan saat penyerahan barang dari penjual kepada pembeli atau saat terjadi transaksi pembelian.

b.    Rembours atau COD (Cash on Delivery), yaitu pembayaran atas pembelian barang yang harus dilunasi terlebih dahulu kemudian barang dapat dikirimkan atau diterimakan oleh penjual kepada pembeli.

c.       Jangka waktu pembayaran yaitu pembayaran yang dilakukan beberapa waktu setelah barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Jangka waktu pembayaran dalam pembelian dan penjualan kredit dinyatakan dalam faktur, misalnya :

·     Syarat n/20, artinya pembayaran yang dilakukan paling lambat 20 hari setelah tanggal faktur (n/20 = netto 20 hari).

·    Syarat 3/10, n/20, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 20 hari setelah tanggal faktur, jika di bayar dalam jangka waktu 10 hari atau kurang terhitung sejak tanggal faktur mendapat potongan 3%.

·         Syarat n/15, EOM (End of Month), artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 15 hari setelah akhir bulan dan tidak ada potongan.

4.        Catatan akuntansi yang diperlukan setelah dapat

Menidentifikasi jenis penjualan (baik tunai maupun kredit) serta syarat pembayaran yang ditetapkan, selanjutnya anda harus dapat menidentifikasi catatan akuntansi. Catatan akuntansi ini diperlukan untuk mencatat adanya penjualan dan keabsahan bukti transaksi yang digunakan dalam penanganan order penjualan. Catatan akuntansi yang diperlukan antara lain.

a.       Bila perusahaan menerapkan akuntansi persediaan secara perpetual, catatan akuntansi yang diperlukan :

1)      Buku jurnal penjualan

2)      Buku jurnal penerimaan kas

3)      Buku besar penjualan, piutang, persediaan dan harga pokok penjualan

4)      Karu piutang dan kartu persediaan

b.      Bila perusahaan menerapkan akuntansi persediaan secara fisik, catatan akuntansi yang diperlukan :

1)      Buku jurnnal penjualan

2)      Buku jurnal penerimaan kas

3)      Buku besar piutang, penjualan dan pembelian

4)      Rekening pembantu piutang masing-masing pelanggan

          Untuk dapat melakukan pencatatan akuntansi tersebut diperlukan bukti-bukti transaksi yang
          dipergunakan dalam penanganan order penjualan antan lain :

·         Pesanan penjualan. Dalam surat pesanan penjualan setidaknya harus memuat informasi tentang nama pembeli (pelanggan), syarat pembayaran serta pengirimamn barang dan spesifikasi barang yang dipesan (jenis barang, harga, kode barang, serta kuantitas)

·         Perintah pengiriman barang (surat jalan), merupakan tindak lanjut dari disetujuinya pesanan penjualan dari pelanggan oleh bagian penjualan kepada bagian gudang untuk melakukan pengiriman barang sesuai dengan spesifikasi yang ada pada surat pesanan penjual.

·         Faktur penjualan, adalah dokumen yang disertakan dalam surat perintah pengiriman barang sebagai bukti sah terjadinya penjualan baik tunai maupun kredit.

Referensi : Modul Akuntansi 2A